Die Zukunft gehört der agentischen KI?! – Anwendungspotenziale in der Verwaltung

Unter dem Titel „Die Zukunft gehört der agentischen KI?! – Anwendungspotenziale in der Verwaltung“ beleuchtete ein Webinar des Innovators Club, der kommunalen Ideenschmiede des Deutschen Städte- und Gemeindebundes, die Potenziale einer neuen Generation künstlicher Intelligenz. KI-Agenten liefern nicht nur Antworten auf Anfragen, sondern können eigenständig komplexe Aufgaben planen, digitale Werkzeuge einsetzen und mehrstufige Arbeitsabläufe bearbeiten. Dabei reagieren sie flexibel auf neue Informationen und passen ihr Vorgehen dynamisch an.

Wie können Kommunen mit der rasanten Entwicklung Künstlicher Intelligenz umgehen? Und was können sie von den neuen Technologien tatsächlich erwarten? Diesen Fragen widmete sich Alexander Handschuh, Beigeordneter beim Deutschen Städte- und Gemeindebund, in seinem einleitenden Impuls „KI in Kommunen – Was wir erwarten können und was wir tun müssen“. Entscheidend sei dabei primär, wie Kommunen KI gezielt und verantwortungsvoll einsetzen möchten. Kommunen müssen sich im ersten Schritt fragen, was sie von dem Einsatz Künstlicher Intelligenz realistisch erwarten können. Er machte auch deutlich, dass wir keine vollkommen automatisierte Verwaltung, die von selbst arbeitet, erwarten dürften. Dies sei auch nicht wünschenswert, der Mensch müsse immer die Kontrolle behalten. Insgesamt brauche es daher klare Regeln, entsprechendes Know-how und eine bewusste Auseinandersetzung mit den eigenen Zielen und Anforderungen. Nur so lasse sich die digitale Souveränität der Kommunen stärken und KI passgenau einsetzen.

Vom Assistenten zum digitalen Kollegen

Sebastian Busche, National Technology Officer bei Microsoft Germany, beleuchtete in seinem Impuls „Der digitale Staat: Wie (agentische) KI die öffentliche Verwaltung in Deutschland handlungsfähig macht“ nicht nur die Potenziale agentischer KI, sondern stellte heraus, wo KI bereits heute erfolgreich eingesetzt wird und wie Kommunen konkret mit der Nutzung beginnen können. Er präsentierte in diesem Zusammenhang mehrere Praxisbeispiele, darunter u.a. die Branddirektion München. Hier unterstützt ein KI-Sprachlotse in der Leitstelle bei der Aufnahme von Krankentransporten in mehreren Sprachen. Das Beispiel zeigt auf, dass es längst nicht mehr nur um klassische Chatbots geht. Agenten können als digitale Kollegen verstanden werden, die Aufgaben eigenständig bearbeiten und vorbereiten können. Busche betonte in diesem Zusammenhang, dass der Mensch am Ende entscheide, der Agent nur vorbereite.

Eine wichtige Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz sieht Busche weniger bei den Mitarbeitenden als bei den organisatorischen Rahmenbedingungen: „Engpass ist die Organisation, nicht der Mensch.“, so Busche. Entscheidend sei zudem, geeignete Anwendungsfälle zu identifizieren, Prozesse zu vereinfachen und klare Rahmenbedingungen für den Einsatz zu schaffen. Sein abschließender Appell an die Kommunen umfasste die Empfehlung gezielt zu prüfen, wo KI effizient eingesetzt werden könne und bestehende Verwaltungsprozesse somit vereinfacht werden könnten.

Agentische KI verändert die Verwaltung

„Das Jahr 2026 ist das Jahr der agentischen KI.“ Mit dieser Einschätzung eröffnete Valentina Kerst, Geschäftsführerin der Akademie für Künstliche Intelligenz, ihren Impuls „Vom Assistenten zum Akteur: Was agentische KI für Kommunen verändert“. Agentische KI sei längst omnipräsent und stoße auf großes Interesse – auch in der öffentlichen Verwaltung. Anders als klassische KI-Anwendungen sollen KI-Agenten nicht nur Antworten liefern, sondern eigenständig Aufgaben planen, digitale Werkzeuge nutzen und mehrstufige Prozesse bearbeiten können, so Kerst. Gerade für Kommunen eröffne dies neue Potenziale, um Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und Mitarbeitende bei wiederkehrenden Aufgaben zu entlasten. Gleichzeitig warnte sie aber vor einer Überbewertung der technischen Möglichkeiten. Die Aussage „Das kann doch die KI machen“ greife ihrer Meinung nach zu kurz. Entscheidend sei vielmehr, die Voraussetzungen für einen sinnvollen und verantwortungsvollen Einsatz zu schaffen. Eine zentrale Rolle spiele dabei die Data Governance. Agentische KI könne nur so gut arbeiten, wie die Qualität der Daten sei, auf die sie zugreife. Fehlende Datenqualität oder unklare Zuständigkeiten können die Einsatzmöglichkeiten erheblich einschränken. Deshalb braucht es aus Sicht von Kerst klare Prozesse und Verfahren, die festlegen, wie KI in der Verwaltung eingesetzt und kontrolliert werden kann.

Agentische KI in der kommunalen Praxis

Wie der Einsatz agentischer KI in einer Kommune konkret aussehen kann, zeigte Christian Küsters, Bürgermeister der Stadt Nettetal in seinem Impuls „Agentische KI in der Praxis – Erfahrungen der Stadt Nettetal“. Zu Beginn des Umsetzungsprozesses vor Ort identifizierte die Stadt gemeinsam mit ihren Mitarbeitenden verschiedene Verwaltungsprozesse, bei denen Optimierungspotenzial bestand. Parallel dazu wurden die Beschäftigten entsprechend geschult, um ein gemeinsames Verständnis für die Möglichkeiten und Grenzen von KI zu schaffen. Die Stadt entwickelte zwei Anwendungsfälle und wurde für das bundesweite Pilotprojekt „Agentic AI Hub“ ausgewählt. Einerseits zur Optimierung interner Verwaltungsprozesse, andererseits zur Digitalisierung eines konkreten Bürgerdienstes (Wohngeld). Letzteres stellte Christian Küsters den knapp 400 Teilnehmenden der Innovators Lounge vor. Im Mittelpunkt des Projekts stand die Neugestaltung des Wohngeldprozesses. Mit dem KI-gestützten „Leistungslotsen“ wurde die bisherige Antragsstrecke grundlegend neu gedacht. Bürgerinnen und Bürger werden mit Hilfe einer Lotsenfunktion durch den Prozess geführt und erhalten mit einem integrierten Rechner bereits vor der Antragstellung die Möglichkeit zu prüfen, ob grundsätzlich ein Anspruch auf Wohngeld bestehen könnte. Durch die Kombination von Online-Dienst und Fachverfahren wird der gesamte Antragsprozess Ende-zu-Ende digitalisiert.

Digitalisierung, Akzeptanz und klare Regeln

Wie Kommunen die Voraussetzungen für den Einsatz agentischer KI schaffen können, welche Rolle Digitalisierung und Mitarbeitende dabei spielen und wo Chancen und Herausforderungen liegen, wurde in der abschließenden Podiumsrunde diskutiert. Unter dem Titel „Agentische KI in Kommunen – Zwischen Effizienzgewinn, Akzeptanz und Verantwortung“ tauschten sich die Referent:innen der Veranstaltung mit Moderatorin Claudia Bienek (IC) aus. Eine zentrale Fragestellung der Diskussion bestand darin, was Kommunen benötigen, um das Thema agentische KI in ihre Verwaltungsprozesse aufzugreifen. Sebastian Busche machte deutlich, dass KI keine fehlende Digitalisierung ersetzen könne: „Die KI holt uns nicht die Akten aus dem Schrank.“ Bevor KI sinnvoll eingesetzt werden könne, müssten Verwaltungsprozesse digitalisiert sein. Eine gute Digitalisierung sei damit die notwendige Grundlage für eine erfolgreiche KI-Nutzung. Auch Valentina Kerst betonte, dass Kommunen den Einstieg in die Anwendung agentischer KI nicht allein bewältigen müssen. Sie empfahl, frühzeitig darüber nachzudenken, wer innerhalb und außerhalb der eigenen Verwaltung unterstützen könne. Gleichzeitig sei es wünschenswert, wenn sich Kommunen stärker untereinander vernetzen und gemeinsam erste Erfahrungen sammeln. Christian Küsters verwies in diesem Zusammenhang auf die Relevanz von Multiplikator:innen innerhalb der Verwaltung. Solche „Icebreaker“ könnten helfen, erste Berührungsängste abzubauen und andere Mitarbeitende für das Thema zu sensibilisieren und dann zu gewinnen. Anschließend müsse jedoch auch die entsprechende Schulung der Beschäftigten folgen. Dabei könne interkommunaler Austausch helfen.

Insgesamt gehe es nicht darum, welche KI heute die meisten Aufgaben übernehmen könne. Entscheidend sei vielmehr, welche Prozesse sinnvoll verändert werden können, welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen und wie Mitarbeitende dabei mitgenommen werden. Agentische KI bietet Kommunen die Chance, Verwaltung neu zu denken. Voraussetzung dafür sei, da waren sich alle Referent:innen einig, Akzeptanz von Seiten der Mitarbeitenden, die vollständige Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sowie der Umgang mit Daten.

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