Vom ERP-Projekt zur intelligenten Datenplattform

Evatec hat SAP Cloud ERP Public Edition in lediglich zehn Monaten eingeführt. Für ein Unternehmen mit rund 550 Mitarbeitenden war das weit mehr als ein IT-Projekt: Der Schweizer Anlagenbauer ordnete Prozesse, Daten und Verantwortlichkeiten neu und schuf damit die Grundlage für bessere Entscheidungen und künftige KI-Anwendungen.

Evatec ist ein Schweizer Unternehmen mit Aussenstellen in den USA, Europa und Asien. Es entwickelt, produziert und vertreibt Hightech-Dünnfilm-Beschichtungsanlagen für den Halbleiter-, Optik- und Optoelektronik-Markt. Das Geschäft ist international, technologisch anspruchsvoll und stark projektorientiert. Eine Anlage wird verkauft, in der Schweiz geplant, beschafft, montiert und getestet, danach beim Kunden installiert und über die Garantiephase hinaus betreut.

Genau diese Wertschöpfungskette wollte Evatec künftig durchgängig abbilden. Die historisch gewachsene Systemlandschaft bot zwar viel Flexibilität, bestand aber aus unterschiedlichen Anwendungen, individuellen Lösungen, Schnittstellen und manuellen Arbeitsschritten. Wissen war teilweise an einzelne Personen oder lokale Vorgehensweisen gebunden. Informationen waren vorhanden, liessen sich jedoch nur schwer zu einem konsistenten Gesamtbild verbinden.

Besonders sichtbar wurde dies im Projektgeschäft. Produktion, Auslieferung, Installation und Garantieleistungen wurden früher teilweise in unterschiedlichen Aufträgen oder Systemen geführt. Damit war nur mit erheblichem Aufwand festzustellen, welche Kosten über den gesamten Lebenszyklus einer Anlage entstanden und welche Marge tatsächlich erzielt worden war.

«Wir wollten eine Grundlage schaffen, mit der sich die Firma aus Managementsicht besser steuern lässt», bringt Nicolas Wenger, Enterprise Architect bei Evatec, die Zielvorstellung auf den Punkt.

In zehn Monaten zum Go-live

Die Entscheidung für die Transformation fiel in einer Phase, in der sich der Markt vergleichsweise schwach entwickelte. Das Management wollte dieses Zeitfenster nutzen, um Evatec für die nächste Wachstumsphase aufzustellen. Gleichzeitig setzte es einen aussergewöhnlich ambitionierten Termin: Zwischen Vertragsunterzeichnung und Go-live lagen gerade mal zehn Monate.

In dieser Zeit mussten Geschäftsprozesse definiert, Stammdaten aufbereitet, Rollen und Berechtigungen festgelegt, Schnittstellen aufgebaut, Daten migriert, Tests durchgeführt und Anwender geschult werden. Externe Spezialisten unterstützten Evatec bei Design, Konfiguration, Migration, Testing und Cutover. Nach dem Go-live folgten sechs Monate Hypercare .

Das Projekt war deshalb keine Systemeinführung im engeren Sinn. Praktisch alle operativen Bereiche waren betroffen: Finanzen, Verkauf, Einkauf, Produktion und Projektgeschäft.

Standardisierte Prozesse durch Cloud ERP in der Public Edition

Evatec entschied sich für SAP Cloud ERP Public Edition als zentralen operativen Kern. Ausschlaggebend waren die internationale Ausrichtung, die Abdeckung durchgängiger Geschäftsprozesse und der Plattformgedanke. Die Lösung sollte nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllen, sondern auch die Basis für die weitere Digitalisierung bilden.

Mit der Public Cloud entschied sich Evatec bewusst gegen eine neue Generation umfangreicher Eigenentwicklungen. SAP gibt zahlreiche Standards vor und begrenzt Anpassungen im Kern. Gerade darin sieht Wenger einen Vorteil: «Alles, was man selbst baut, erzeugt Aufwand, Risiken und Bruchstellen. Jede Schnittstelle kann zu Problemen führen, wenn sie nicht standardisiert ist.»

Evatec orientiert sich deshalb am Clean-Core-Prinzip. Der digitale Kern soll möglichst standardnah bleiben; notwendige Erweiterungen werden gezielt ausserhalb des ERP-Kerns umgesetzt. Statt das System an jede bisherige Arbeitsweise anzupassen, definierte das Unternehmen verbindliche Prozesse, die über Funktionen und Länder hinweg gelten.

Damit waren auch betriebswirtschaftliche Fragen verbunden: Welche Prozessvarianten sind tatsächlich nötig? Wo lassen sich Abläufe vereinheitlichen? Wer trägt die Verantwortung für einen Prozess oder einen Datensatz? Aus der ERP-Einführung wurde so eine umfassende Business-Transformation.

Klare Prozesse, mehr Sicherheit und Transparenz

Die Standardisierung verlangte von den Mitarbeitenden oft ein Umdenken. In der früheren Umgebung konnten einzelne Schritte umgangen, Angaben frei erfasst oder Fehler nachträglich manuell korrigiert werden. Im neuen System müssen Buchungen vollständig erfolgen, Rollen eingehalten und Prozessschritte nachvollziehbar dokumentiert werden.

«Unser Prozess war früher teilweise einfacher», sagt Wenger. «Heute gibt es einen Prozess, an den man sich halten muss. Für das Business wurde es nicht zwingend einfacher, wohl aber transparenter und steuerbarer.»

Der Nutzen zeigt sich besonders im Controlling. Materialentnahmen, Rückbuchungen, Produktionsleistungen, Einkaufskosten, Installationsaufwand und Garantieleistungen können heute einem Projekt zugeordnet werden. Fehlerhafte oder unplausible Buchungen werden sichtbar, statt in manuellen Korrekturen zu verschwinden.

Evatec kann damit ein im Ausland verkauftes und installiertes System gemeinsam mit späteren Service- und Garantieprojekten analysieren. Die einzelnen Phasen lassen sich getrennt oder über den gesamten Lebenszyklus betrachten. Das ergibt ein realistischeres Bild der Projektmarge und schafft eine belastbarere Grundlage für Kalkulation und Steuerung.

Der nächste Schritt führt vom Rückblick zum Forecasting. Sobald über einen längeren Zeitraum qualitativ gute Daten vorliegen, will Evatec untersuchen, wie Produkttyp, Marktregion, Installationsaufwand oder Garantieleistungen die Profitabilität beeinflussen. Damit könnte das Unternehmen nicht nur erklären, was ein Projekt gekostet hat, sondern künftige Margen genauer prognostizieren.

Technisch erfolgreich, organisatorisch fordernd

Trotz des hohen Tempos gelang der Go-live ohne Betriebsunterbruch. Produktion, Einkauf, Verkauf und Finanzprozesse liefen weiter. In den ersten Monaten mussten dennoch zahlreiche Fragen geklärt, Berechtigungen angepasst, Prozesslücken geschlossen und Anwender unterstützt werden.

Die mehrmonatige Hypercare-Phase war deshalb ein fester Bestandteil des Programms. Heute läuft die Lösung stabil. Verantwortung und Know-how werden schrittweise vom Implementierungspartner an interne Teams übergeben. Gleichzeitig entstehen Support-Strukturen, Governance-Regeln und ein Backlog für kontinuierliche Verbesserungen.

Rückblickend würde Wenger vor allem mehr Zeit in die organisatorische und datenbezogene Vorbereitung investieren. «Zwölf Monate Realisierung sind realistisch, wenn die Firma bereit ist. Alles darunter ist machbar, aber es tut weh.»

Von der Systemlandschaft zur KI-Plattform

Mit dem stabilen ERP-Betrieb ist die Transformation nicht abgeschlossen. SAP S/4HANA Cloud bildet den Kern einer umfassenderen Architektur. Mit SAP Datasphere, Bestandteilder SAP Business Data Cloud, will Evatec Informationen aus SAP- und Umsystemen semantisch verbinden. SAP SuccessFactors ergänzt die HR-Prozesse, eine stärker integrierte CRM-Umgebung soll folgen.

SAP LeanIX ist als Architektur-Backbone vorgesehen. Damit sollen Anwendungen, Schnittstellen und Abhängigkeiten transparent dokumentiert werden. SAP Signavio unterstützt die Abbildung und Weiterentwicklung der Prozesse. Ziel ist eine integrierte Landschaft, in der weniger Brüche entstehen und Veränderungen in Systemen und Prozessen nachvollziehbar bleiben.

Parallel dazu schafft Evatec zugleich die Voraussetzungen für künstliche Intelligenz. Das Unternehmen testet Funktionen rund um SAP Joule, Embedded AI und agentenbasierte Anwendungen, geht bei der Freigabe für Endanwender jedoch vorsichtig vor.

«Wenn ein KI-Agent über Daten läuft, die nicht stimmen, entsteht im besten Fall Verwirrung und im schlimmsten Fall ein Fehler», warnt Wenger. Datenqualität ist deshalb keine technische Vorarbeit, die irgendwann abgeschlossen ist, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor.

Der Weg von der Analyse zur Automation

Ein erster konkreter Anwendungsfall betrifft die rund 200’000 Artikel im System. Diese Datenmenge lässt sich nicht mehr vollständig manuell prüfen. Ein KI-Agent könnte Muster erkennen und Datensätze markieren, deren Klassifikation, Einheit oder Merkmale nicht zu vergleichbaren Artikeln passen. Die KI soll dabei zunächst nicht selbstständig korrigieren, sondern Verantwortliche gezielt auf mögliche Fehler hinweisen.

Langfristig liegt der grössere Nutzen für Wenger in der Automatisierung von Prozessschritten. KI soll nicht nur Informationen über verschiedene Anwendungen hinweg finden, sondern auf Basis verlässlicher Daten, Regeln und Berechtigungen selbstständig Aktionen im System auslösen.

Die SAP-Einführung hat Evatec damit nicht einfach ein neues ERP-System gebracht. Sie hat Prozesse verbindlicher gemacht, die Transparenz über das weltweite Projektgeschäft erhöht und eine gemeinsame Datenbasis geschaffen. Der Preis dafür war ein aussergewöhnlich intensives Transformationsprogramm. Doch genau diese Grundlage soll nun den nächsten Entwicklungsschritt ermöglichen: bessere Prognosen, weniger Brüche und einen kontrollierten, wirtschaftlich sinnvollen Einsatz von KI.

Bild: Hauptsitz von Evatec in der Schweiz (Copyright Evatec)

https://news.sap.com/germany/2026/09/cloud-erp-einfuhrung-evatec