Tlačová správa by mala obsahovať titulok, domicil (údaj o dátume a mieste vydania TZ), perex (stručné zhrnutie textu) a dva až štyri odstavce textu samotnej správy. Tlačová správa by novinárom mala ponúknuť hodnotné informácie, napríklad nové či netradičné postoje, názory, dáta či kontext.

Dôležitou súčasťou tlačovej správy sú priame reči zástupcu či zástupcov subjektu. Na konci tlačovej správy nesmie chýbať meno a kontakt na autora správy. Vhodné je tiež doplniť krátku informáciu o subjekte, ktorý správu vydáva.

Pokiaľ má byť pre novinárov tlačová správa atraktívna, mala by byť doplnená o fotodokumentáciu (ideálne 5 až 10 fotiek), audio alebo ešte lepšie videomateriál.

1. Tlačová správa by mala prinášať novú tému, informácie alebo iný uhol pohľadu. Medzi hlavné kritériá jej úspechu patrí atraktívny obsah.
2. Titulok správy musí novinára zaujať a vystihnúť hlavnú myšlienku oznámenia. Titulok tlačovej správy by mal obsahovať sloveso. Nemal by obsahovať netypické znaky a zložité súvetia.
3. Jazyk tlačovej správy by mal byť stručný, čitateľný, výstižný a gramaticky bezchybný.
4. V perexe by sa malo objaviť stručné zhrnutie obsahu textu a jeho kľúčové myšlienky.
5. Na začiatku tlačovej správy je vhodné uvádzať tie najpodstatnejšie informácie (odpovede na otázky Čo? Kto? Kedy? Kde?). V naväzujúcom texte možno tieto informácie rozviesť do detailov a na konci doplniť kontext (background – odpovede na otázku Prečo? Ako?).
6. V správe je žiaduce využívať priamu reč a citácie, ktoré autenticky dopĺňajú poskytované informácie.
7. Správu je vhodné písať na mieru cieľovej skupine – tlačová správa pre spravodajských novinárov môže zdôrazňovať iné aspekty a informácie než tlačová správa určená pre hobby a lifestyle žurnalistov.
8. Optimálna dĺžka tlačovej správy je jedna až dve normostrany.
9. Background - niekoľko základných informácií o spoločnosti samej, použiteľných ako „background" pre novinárov

Vaša tlačová správa bude zverejnená spravidla do 1 dňa po schválení na portáli Press.News, z ktorého čerpajú informácie tisíce novinárov z mnohých krajín.

V médiách môže byť správa zverejnená zajtra, o niekoľko dní alebo aj týždňov. Pokiaľ ju ale neprevezme žiadny novinár do mesiaca od vloženia, v médiách sa pravdepodobne neobjaví už nikdy. Vtedy odporúčame vybrať si jeden alebo viac konkrétnych mediálnych titulov a správu do nich dostať platenou formou (možno teda použiť aj pri už publikovanej tlačovej správe na Press.News). Vaša správa sa zverejní vo Vami vybraných médiách spravidla za 1 až 5 dní. Stáva sa tiež, že sa potom správa objaví aj v ďalších médiách.

Pokiaľ využívate monitoring médií, potom Vašu správu táto služba s veľkou pravdepodobnosťou zachytí vo väčšine médií.

Ak máte registráciu na portáli Press.News, potom všetky svoje publikované tlačové správy nájdete pri svojom účte. Máte tu k dispozícii aj mediálny dopad každej správy. Uvidíte tak, do akých médií sa správa dostala.

Pokiaľ vkladáte tlačové správy bez registrácie a nemáte monitoring médií, potom je malá šanca, že ju sami objavíte. Vyhľadávače typu Google ju ešte nebudú mať zaindexovanú a s ohľadom na novelu autorského zákona Google tiež musel obmedziť svoje služby, a preto ani rad správ nezverejňuje.