Eine Pressemitteilung sollte einen Titel, einen Domizilvermerk (Angabe zu Datum und Ort der Veröffentlichung), eine Einleitung (kurze Zusammenfassung des Textes) und zwei bis vier Absätze des eigentlichen Nachrichtentextes enthalten. Die Pressemitteilung sollte Journalisten wertvolle Informationen bieten, beispielsweise neue oder ungewöhnliche Standpunkte, Meinungen, Daten oder Kontext.

Ein wichtiger Bestandteil der Pressemitteilung sind direkte Zitate von Vertretern des Subjekts. Am Ende der Pressemitteilung darf der Name und Kontakt des Autors der Nachricht nicht fehlen. Es empfiehlt sich auch, eine kurze Information über das Subjekt hinzuzufügen, das die Nachricht veröffentlicht.

Damit eine Pressemitteilung für Journalisten attraktiv ist, sollte sie durch Fotodokumentation (idealerweise 5 bis 10 Fotos), Audio oder noch besser Videomaterial ergänzt werden.

1. Die Pressemitteilung sollte ein neues Thema, neue Informationen oder einen anderen Blickwinkel bieten. Zu den Hauptkriterien ihres Erfolgs gehört attraktiver Inhalt.
2. Der Titel der Nachricht muss den Journalisten ansprechen und den Hauptgedanken der Mitteilung erfassen. Der Titel der Pressemitteilung sollte ein Verb enthalten. Er sollte keine untypischen Zeichen und komplizierte Satzgefüge enthalten.
3. Die Sprache der Pressemitteilung sollte prägnant, leserlich, aussagekräftig und grammatisch fehlerfrei sein.
4. In der Einleitung sollte eine kurze Zusammenfassung des Textinhalts und seiner zentralen Gedanken erscheinen.
5. Am Anfang der Pressemitteilung empfiehlt es sich, die wesentlichsten Informationen anzuführen (Antworten auf die Fragen Was? Wer? Wann? Wo?). Im anschließenden Text können diese Informationen detailliert ausgeführt und am Ende um Kontext ergänzt werden (Hintergrund – Antworten auf die Frage Warum? Wie?).
6. In der Nachricht ist es wünschenswert, direkte Rede und Zitate zu verwenden, die die bereitgestellten Informationen authentisch ergänzen.
7. Die Nachricht sollte auf die Zielgruppe zugeschnitten sein – eine Pressemitteilung für Nachrichtenjournalisten kann andere Aspekte und Informationen hervorheben als eine Pressemitteilung für Hobby- und Lifestyle-Journalisten.
8. Die optimale Länge einer Pressemitteilung beträgt ein bis zwei Normseiten.
9. Hintergrund - einige grundlegende Informationen über das Unternehmen selbst, verwendbar als „Hintergrund" für Journalisten

Ihre Pressemitteilung wird in der Regel innerhalb eines Tages nach der Genehmigung auf dem Portal Press.News veröffentlicht, von dem Tausende von Journalisten aus vielen Ländern Informationen beziehen.

In den Medien kann die Nachricht morgen, in einigen Tagen oder auch Wochen veröffentlicht werden. Wenn sie jedoch kein Journalist innerhalb eines Monats nach dem Einstellen übernimmt, wird sie wahrscheinlich nie in den Medien erscheinen. Dann empfehlen wir, einen oder mehrere konkrete Medientitel auszuwählen und die Nachricht dort kostenpflichtig zu platzieren (kann also auch bei bereits auf Press.News veröffentlichten Pressemitteilungen verwendet werden). Ihre Nachricht wird in den von Ihnen ausgewählten Medien in der Regel innerhalb von 1 bis 5 Tagen veröffentlicht. Es kommt auch vor, dass die Nachricht dann in weiteren Medien erscheint.

Wenn Sie Medienmonitoring nutzen, wird dieser Dienst Ihre Nachricht mit großer Wahrscheinlichkeit in den meisten Medien erfassen.

Wenn Sie eine Registrierung auf dem Portal Press.News haben, finden Sie alle Ihre veröffentlichten Pressemitteilungen in Ihrem Konto. Hier steht Ihnen auch die Medienwirkung jeder Nachricht zur Verfügung. So sehen Sie, in welche Medien die Nachricht gelangt ist.

Wenn Sie Pressemitteilungen ohne Registrierung einstellen und kein Medienmonitoring haben, ist die Chance gering, dass Sie sie selbst finden. Suchmaschinen wie Google werden sie noch nicht indexiert haben, und angesichts der Urheberrechtsnovelle musste Google seine Dienste ebenfalls einschränken, weshalb viele Nachrichten nicht veröffentlicht werden.