Keď sme v roku 2022 prvýkrát písali o zabezpečení kontinuity podnikania na Ukrajine, sústredili sme sa najmä na pripravenosť na nečakané situácie: zachovanie fungovania kľúčových procesov, udržiavanie kontaktu s klientmi a kolegami a prispôsobovanie sa úplne novej realite.
O štyri roky neskôr sa toho veľa zmenilo, no potreba zabezpečiť kontinuitu zostáva. Vojna stále pokračuje. Letecké poplachy, útoky, výpadky elektriny a internetového pripojenia či neustála neistota sú aj naďalej súčasťou každodenného života. Rovnako ako práca. Hoci práca na Ukrajine počas vojny nie je jednoduchá, firmy naďalej fungujú, zamestnanci podporujú svojich klientov a tímy neustále hľadajú spôsoby, ako pokračovať ďalej.
V Accace Ukraine kontinuita podnikania neznamená iba procesy a technológie. Je predovšetkým o ľuďoch, o ich schopnosti prispôsobiť sa, navzájom sa podporovať a sústrediť sa na to, čo je potrebné urobiť. Pre našich klientov to znamená, že aj keď sa okolnosti nečakane zmenia, môžu sa na nás naďalej spoľahnúť. Zabezpečujeme kontinuitu kľúčových procesov, reagujeme na ich potreby a spoločne hľadáme riešenia.
Našich kolegov sme sa preto opýtali, ako vyzerá ich pracovný deň v situácii, ktorá má od bežnej reality ďaleko, čo im pomáha zostať produktívnymi a v kontakte s ostatnými a čo sa za posledné roky naučili o sebe a svojich tímoch.
Pre mnohých našich kolegov vyzerá pracovný deň prekvapivo podobne ako kedysi. Odpovedajú na požiadavky klientov, spracúvajú dokumenty, zabezpečujú platby, sledujú termíny reportingu, zúčastňujú sa stretnutí a plnia svoje každodenné úlohy. Rozdiel je v tom, že toto všetko musia niekedy zvládať popri okolnostiach, ktoré by boli kdekoľvek inde považované za mimoriadne.
Technológie zohrávajú dôležitú úlohu pri udržiavaní komunikácie v rámci tímu aj s klientmi. Naši kolegovia však opakovane zdôrazňovali niečo rovnako dôležité: komunikáciu medzi ľuďmi.
„Keď sa okolnosti rýchlo menia, každý potrebuje vedieť, čo sa deje, kto je za čo zodpovedný a kde môže byť potrebná pomoc. Jasne stanovené zodpovednosti a včasné informácie uľahčujú prerozdelenie úloh a pomáhajú zabezpečiť, aby urgentná práca nebola závislá od dostupnosti jediného človeka v konkrétnom momente.“
Halyna Hrytsenko, Accounting Supervisor | Accace Ukraine
Pre klientov to znamená stabilné a kontinuálne poskytovanie služieb: schopnosť reagovať na ich požiadavky, dodržiavať termíny a zabezpečiť fungovanie kľúčových procesov aj vtedy, keď sa individuálne okolnosti zmenia.
„V takýchto situáciách je najdôležitejšie nestratiť kontakt, navzájom sa podporovať a spoločne hľadať riešenia.“
Iryna Derevianko, Senior Accountant | Accace Ukraine
Komunikácia v tíme sa pritom netýka len pracovných záležitostí. Niekedy môže byť rovnako dôležitý aj rozhovor o niečom, čo s prácou vôbec nesúvisí.
Ako poznamenala jedna z kolegýň, rozhovory s ľuďmi, či už o práci, osobných témach, umení alebo cestovaní, môžu pomôcť vytvoriť pocit, že človek náročným okolnostiam nemusí čeliť sám.
Zároveň si všetci uvedomujú, že každý sa s prácou vo vojnovej ekonomike vyrovnáva inak. Niektoré dni sú jednoduchšie ako iné a očakávať neustále maximálnu produktivitu nie je vždy realistické.
„Je dôležité rešpektovať to, ako sa práve cítite, prijať, že nie všetko je ideálne a že strach človeka oberá o veľa energie. Pracujte v rámci svojich aktuálnych možností namiesto toho, aby ste od seba neustále vyžadovali absolútne maximum. A rovnako sa snažte pochopiť a rešpektovať aj situáciu svojich kolegov.“
Yuliia Bibikova, HR Outsourcing Specialist | Accace Ukraine
Rovnaké pochopenie platí aj vo vzťahu ku klientom. Mnohí z nich fungujú v rovnako nepredvídateľnom prostredí, a preto sú trpezlivosť, flexibilita a vzájomné pochopenie obzvlášť dôležité.
Keď sme sa kolegov opýtali, čo im pomáha zostať produktívnymi, odpovede boli rôzne. Často sa však vracali k rovnakým témam: ľuďom, zmyslu ich práce a schopnosti sústrediť sa na veci, ktoré môžu ovplyvniť.
„Pomáha mi podpora priateľov, rodiny a kolegov, ale aj voda, čaj a horká čokoláda.“
Tetyana Mykhnytska, Payroll Accountant | Accace Ukraine
„Nádych, výdych, prestávka, dobrá šálka kávy, prechádzka, rozhovor s kolegami a rady od vedenia.“
Hanna Popiuk, Lawyer | Accace Ukraine
Pomáha aj sústredenie sa na konkrétne úlohy a procesy. Keď je okolo vás toľko neistoty, možnosť zamerať sa na niečo, čo môžete ovplyvniť, či už ide o dokončenie úlohy, vyriešenie požiadavky klienta, spracovanie platby alebo dodržanie termínu, môže priniesť pocit stability a určitého poriadku.
Pre niektorých kolegov pramení motivácia z niečoho väčšieho: z presvedčenia, že Ukrajina aj jej podnikateľské prostredie budú naďalej existovať, rozvíjať sa a napredovať.
„Viera v našu budúcnosť, v budúcnosť Ukrajiny, mi pomáha zostať produktívnou a v kontakte s kolegami aj klientmi. Ukrajina a jej podnikateľské prostredie aj napriek náročnému obdobiu, ktorému čelíme, naďalej fungujú a napredujú.“
Oksana Andreieva, Expert Accountant | Accace Ukraine
Azda najdôležitejšou lekciou z posledných rokov práce na Ukrajine počas vojny je, že odolnosť neznamená, že sa nás náročné okolnosti nedotýkajú. Znamená schopnosť prispôsobiť sa, keď sa situácia zmení, požiadať o pomoc, keď ju potrebujeme, podporiť kolegov, keď ju potrebujú oni, a nájsť cestu vpred, keď pôvodný plán už nie je možné dodržať.
Naši kolegovia opisujú tím, ktorý sa stal flexibilnejším a zároveň si ešte viac uvedomuje význam jasnej komunikácie a vzájomnej podpory.
„Uvedomila som si, že podpora kolegov, vzájomná pomoc a tímová spolupráca nám pomáhajú prekonávať pracovné výzvy a pokračovať ďalej.“
Olena Kalinina, Accountant | Accace Ukraine
Jasné rozdelenie úloh a spoločné chápanie priorít pomáhajú tímu rýchlo reagovať a predchádzať zbytočnému tlaku. Vzájomné pochopenie a flexibilita zároveň umožňujú zohľadniť realitu, ktorej ľudia čelia mimo pracovného prostredia.
„Pri riešení každodenných výziev sme si uvedomili, že komunikácia zohráva v našej práci kľúčovú úlohu. Včasné informácie, jasné dohody a otvorený dialóg nám pomáhajú rýchlo riešiť problémy a napredovať.“
Halyna Hrytsenko, Accounting Supervisor | Accace Ukraine
Táto skúsenosť zároveň potvrdila niečo, čo môže znieť jednoducho, no v náročných časoch to získava ešte väčší význam: na podpore tímu skutočne záleží.
„Tím je veľmi silný a chápavý a jeho podpora pre mňa v náročných situáciách znamená naozaj veľa.“
Yuliia Bibikova, HR Outsourcing Specialist | Accace Ukraine
Ďalšia kolegyňa to vyjadrila ešte priamočiarejšie:
„Som súčasťou tímu profesionálov, ktorí sú odborníkmi vo svojej oblasti.“
Yuliia Shliaha, Senior Payroll Accountant | Accace Ukraine
O kontinuite podnikania sa často hovorí v súvislosti s plánmi, systémami, záložnými riešeniami a procesmi. Všetky tieto prvky zostávajú nevyhnutné. Naše skúsenosti z posledných štyroch rokov nám však ukázali, že v konečnom dôsledku všetko stojí na ľuďoch.
Na ľuďoch, ktorí sa dokážu prispôsobiť, keď sa plány zmenia. Ktorí komunikujú, keď nastane problém. Ktorí pomôžu, keď kolega potrebuje podporu. A ktorí pokračujú v poskytovaní služieb klientom aj vtedy, keď ich vlastný deň má od bežného pracovného dňa ďaleko.
Práca na Ukrajine počas vojny zostáva náročná a nepredvídateľná. Nemôžeme ovplyvniť všetko, čo sa deje okolo nás. Môžeme však ovplyvniť to, ako na tieto okolnosti reagujeme: tým, že zostávame v kontakte, navzájom sa podporujeme a k svojej práci pristupujeme zodpovedne a profesionálne.
Práve vďaka tomu dokáže náš tím pokračovať v práci a zabezpečovať kontinuitu služieb pre našich klientov. Nie preto, že by sa okolnosti stali jednoduchšími, ale preto, že sme sa naučili prispôsobiť, zostať v spojení a naďalej poskytovať služby, na ktoré sa naši klienti môžu spoľahnúť.