Finančná správa upozorňuje podnikateľov a organizácie, ktoré budú od januára 2027 povinné vedieť prijímať alebo odosielať elektronické faktúry, aby si digitálneho poštára vybrali v predstihu. Nemusí ho pritom vyberať výlučne konateľ, ale aj iná osoba oprávnená konať za firmu.
Výber digitálneho poštára alebo tiež certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby patrí medzi základné kroky prípravy na elektronickú fakturáciu. Potrebovať ho budú subjekty, ktoré budú eFaktúry prostredníctvom doručovacej služby odosielať, ale tiež všetky tuzemské právnické a zdaniteľné osoby, ktoré ich musia vedieť prijímať.
Od 1. januára 2027 musí byť na prijímanie eFaktúr pripravená každá právnická osoba a každá zdaniteľná osoba, teda podnikateľ, bez ohľadu na to, či je platiteľom DPH.
Digitálny poštár zabezpečí bezpečné prijímanie a odosielanie eFaktúr. Podnikatelia si ho môžu vyberať zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby a ich sprostredkovateľov, ktorý je dostupný na portáli finančnej správy.
Pri rozhodovaní je vhodné zohľadniť najmä počet prijímaných a vystavovaných faktúr, spôsob vedenia účtovníctva, možnosti prepojenia s účtovným alebo podnikovým systémom, archiváciu dokladov či prístup externého účtovníka. Zvážiť by mali tiež, či budú elektronickú fakturáciu riešiť prostredníctvom svojho účtovného softvéru prepojeného s digitálnym poštárom, alebo – ak účtovný softvér nemajú, prípadne nebude s digitálnym poštárom prepojený – priamo cez aplikáciu digitálneho poštára.
Samotný výber digitálneho poštára prostredníctvom portálu finančnej správy ešte neznamená uzatvorenie zmluvy. Ide o prejavenie záujmu o služby konkrétneho poskytovateľa a zároveň o bezpečný spôsob odovzdania údajov potrebných na overenie subjektu. Zvolený digitálny poštár následne pokračuje so subjektom v procese uzatvorenia zmluvného vzťahu. Ak k uzatvoreniu zmluvy nedôjde, výber môže podnikateľ na portáli zopakovať u iného poskytovateľa.
Výber sa začína na stránke https://vpds.financnasprava.sk/, kde je zverejnený zoznam certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby a ich sprostredkovateľov.
Používateľ si zvolí digitálneho poštára a následne sa prihlási na portál finančnej správy. Po prihlásení vyberie daňový subjekt, za ktorý koná, doplní alebo skontroluje jeho kontaktné údaje a povolí ich poskytnutie zvolenému digitálnemu poštárovi. Po dokončení procesu dostane potvrdenie o úspešnom odoslaní údajov poskytovateľovi.
Digitálneho poštára nemusí vyberať výlučne konateľ spoločnosti. Urobiť tak môže tiež iná osoba oprávnená konať za daňový subjekt voči finančnej správe. V praxi môže ísť napríklad o účtovníčku, účtovníka alebo externú účtovnú kanceláriu, ktorá už za podnikateľa elektronicky komunikuje s finančnou správou.
Podnikateľ môže externej účtovnej kancelárii udeliť plnú moc aj na úkony súvisiace s elektronickou fakturáciou, vrátane výberu digitálneho poštára a uzatvorenia zmluvného vzťahu s poskytovateľom jeho služieb. Účtovná kancelária, ktorá zastupuje väčší počet klientov, tak môže za jednotlivých klientov vykonať výber rovnakého digitálneho poštára a následne za nich zabezpečiť potrebné kroky na uzatvorenie zmluvy, ak na to má od každého z nich príslušné oprávnenie.
Podmienkou na vykonanie výberu digitálneho poštára prostredníctvom portálu finančnej správy je, aby bol používateľ zaregistrovaný na portáli a zároveň mal autorizáciu na zastupovanie konkrétneho daňového subjektu. Ak sa mu po prihlásení spoločnosť, za ktorú chce digitálneho poštára vybrať, medzi daňovými subjektmi nezobrazuje, je potrebné overiť, či má na jej zastupovanie udelenú autorizáciu. O jej pridelenie môže požiadať prostredníctvom Osobnej internetovej zóny portálu finančnej správy alebo osobne na príslušnom daňovom úrade. Po jej úspešnom pridelení sa spoločnosť zobrazí vo výbere daňového subjektu.
Prihlásiť sa na portál finančnej správy možno prostredníctvom portálu Slovensko.sk, napríklad občianskym preukazom s čipom, mobilným kľúčom alebo iným podporovaným spôsobom. Druhou možnosťou je prihlásenie identifikátorom a heslom.
Podnikateľskému subjektu na splnenie povinnosti vedieť odosielať a tiež prijímať eFaktúry vyplývajúcej zo zákona o DPH postačuje jeden digitálny poštár.
Ak si to však pracovné postupy v podnikaní vyžadujú alebo je to výhodnejšie, na odosielanie elektronických faktúr je možné využívať aj viacerých digitálnych poštárov. To znamená, že na prijímanie môže mať subjekt pre jedno DIČ zaregistrovaného iba jedného digitálneho poštára a na odosielanie môže podľa svojich potrieb využívať viacerých poskytovateľov.
Pred uzatvorením zmluvy je preto vhodné preveriť, či konkrétny digitálny poštár zabezpečuje prijímanie, odosielanie alebo obe možnosti.
Digitálneho poštára je možné tiež zmeniť. Tento proces vychádza zo zmluvného vzťahu medzi podnikateľom a poskytovateľom, pričom finančná správa doň priamo nevstupuje. Podnikateľ preto najskôr ukončí zmluvu s pôvodným digitálnym poštárom podľa dohodnutých podmienok, napríklad s ohľadom na výpovednú lehotu.
Pôvodný poskytovateľ je následne povinný najneskôr do troch pracovných dní od ukončenia zmluvy vykonať deregistráciu a informovať o tom zákazníka. Ak pôvodný digitálny poštár nesplní povinnosť v stanovenej lehote, podnikateľ môže podať podnet Finančnému riaditeľstvu SR.
Podnikateľ potom môže uzatvoriť zmluvu s novým digitálnym poštárom. Celý proces je nastavený tak, aby zmena poskytovateľa neznamenala prerušenie elektronickej fakturácie.
Podnikateľ si tiež môže overiť, či je jeho obchodný partner už zapojený do elektronickej fakturácie a môže prijímať eFaktúry.
Slúži na to verejný webový portál Peppol Directory. Ak v ňom svojho odberateľa nájde, môže mu už počas dobrovoľného obdobia v roku 2026 poslať elektronickú faktúru. Slovenské subjekty sa v systéme identifikujú prostredníctvom identifikátora v tvare 0245:DIČ.
Odosielateľ pritom nemusí zisťovať, ktorého digitálneho poštára jeho obchodný partner využíva. O technické doručenie eFaktúry správnemu príjemcovi sa postarajú digitálni poštári.
Finančná správa odporúča podnikateľom využiť zostávajúce mesiace roka 2026 na prípravu a dobrovoľné zapojenie do elektronickej fakturácie. Výber digitálneho poštára v predstihu im umožní overiť si fungovanie zvoleného riešenia, jeho prepojenie s účtovným softvérom aj nastavenie prijímania, odosielania a archivácie eFaktúr ešte pred vznikom zákonnej povinnosti od 1. januára 2027.