Predstavte si, že sa spýtate svojich zamestnancov jednoduchú otázku: „Aké aplikácie používate počas pracovného dňa?“ Väčšina majiteľov firiem očakáva odpoveď typu Microsoft 365, Outlook alebo firemné CRM. Realita je často úplne iná.
Zamestnanci si pomáhajú vlastnými nástrojmi. Posielajú dokumenty cez osobný Google Disk, komunikujú cez WhatsApp, používajú vlastné ChatGPT účty alebo si ukladajú firemné súbory do Dropboxu. Dôvodom býva najmä to, že jednoducho chcú pracovať rýchlejšie.
Práve toto sa nazýva Shadow IT – technológie používané bez vedomia alebo schválenia IT oddelenia. A v poslednom období pribudol nový problém: Shadow AI.
Nejde o hackerský útok. Ide o bežný pracovný deň.
Shadow IT označuje akýkoľvek softvér, cloudovú službu alebo zariadenie, ktoré zamestnanci používajú pri práci bez schválenia firmy alebo IT oddelenia.
Pred niekoľkými rokmi išlo najmä o Dropbox, osobný Gmail, vlastné USB kľúče alebo neoficiálne cloudové úložiská. Dnes sa zoznam výrazne rozšíril. Najčastejšie ide o:
Vo väčšine prípadov nejde o úmyselné porušenie pravidiel. Dôvody sú úplne praktické:
Najrýchlejšie rastúcou kategóriou Shadow IT je dnes používanie generatívnej umelej inteligencie.
Typický scenár vyzerá takto: Marketingový pracovník vloží do ChatGPT:
Do promptu skopíruje:
Za niekoľko sekúnd získava kvalitný text. Zároveň však firma často vôbec netuší, že citlivé údaje boli odoslané mimo jej kontrolovaného prostredia.
Aby ste videli, prečo je toto riziko skutočné a nie teoretické, tu je presná cesta, akou sa dáta pohybujú:
⚠️ Bez firemných pravidiel
✓ S firemným riešením
Rozdiel medzi týmito dvoma cestami je presne to, čo oddeľuje firmu, ktorá má dáta pod kontrolou, od firmy, ktorá to zistí až pri incidente alebo audite.
Najväčší problém nie je samotný nástroj. Problémom je strata kontroly.
Firma nevie:
Odpovedzte si na tieto otázky – stačí pravdivo, nie dokonale:
Vyhodnotenie
Ak ste odpovedali „nie“ alebo „nie som si istý“ na 2 a viac otázok, vaša firma má pravdepodobne aktívny Shadow IT problém – len o ňom ešte nevie.
Najväčšou chybou je všetko zakázať. Ak zamestnanec potrebuje AI pri práci, zákaz povedie iba k tomu, že bude používať vlastný účet – len teraz o tom nikto nebude vedieť ani toľko, koľko vedel predtým.
Oveľa lepšie funguje kombinácia technických opatrení a jasných pravidiel:
| Opatrenie | Prínos |
|---|---|
| Definovať schválené AI nástroje | Zamestnanci vedia, čo môžu používať |
| Vytvoriť jednoduchú AI politiku | Zníženie rizika úniku dát |
| Monitorovať používané cloudové služby | Lepšia viditeľnosť Shadow IT |
| Zaviesť firemné cloudové úložisko | Menej osobných diskov |
| Pravidelne školiť zamestnancov | Prevencia ľudských chýb |
Ak zamestnanci obchádzajú firemné nástroje, často tým hovoria:
„Potrebujeme jednoduchšie riešenie.“
Úlohou vedenia nie je hľadať vinníka. Úlohou je vytvoriť prostredie, kde sú bezpečné nástroje zároveň najjednoduchšie na používanie.
Mnoho podnikateľov si myslí: „Máme 20 zamestnancov. Nás sa to netýka.“
Práve menšie firmy však často nemajú dedikované IT oddelenie ani nástroje na monitoring cloudových aplikácií. To znamená, že Shadow IT môže existovať celé mesiace bez povšimnutia.
Nie. Rizikom nie je samotný nástroj, ale jeho používanie bez pravidiel. Firemné AI riešenia s podnikovými bezpečnostnými nastaveniami sú výrazne bezpečnejšie ako osobné účty.
Na bežnú komunikáciu môže byť praktický, ale pri prenose citlivých firemných údajov často nespĺňa interné požiadavky na archiváciu, audit a správu dát.
Najlepším začiatkom je audit používaných aplikácií, cloudových služieb a AI nástrojov, doplnený o rozhovory so zamestnancami.
Áno. V menších firmách býva dokonca častejšie, pretože proces schvaľovania technológií býva neformálny a zamestnanci si nástroje vyberajú sami.
Shadow IT dnes nepredstavuje len niekoľko nepovolených aplikácií. Je to každodenná realita väčšiny firiem. Zamestnanci chcú pracovať efektívnejšie, no bez jasných pravidiel môžu nechtiac vytvárať bezpečnostné riziká.
V COMTEC pomáhame malým a stredným firmám získať prehľad nad používanými technológiami, nastaviť bezpečné využívanie AI nástrojov, chrániť firemné dáta a pripraviť IT prostredie na požiadavky dnešnej doby. Ak si nie ste istí, či sa Shadow IT týka aj vašej firmy, prvým krokom môže byť jednoduchý bezpečnostný audit a analýza používaných aplikácií.
Netušíte, koľko Shadow IT sa skrýva vo vašej firme?
Bezplatný audit kybernetickej bezpečnosti vám ukáže, kde sú vaše dáta a aké riziká hrozia – bez technického žargónu, zrozumiteľne.
Chcem bezplatný audit →Alebo sa pozrite na naše služby: