Stovky fotografií, poznámky na papíře a dlouhé hodiny u počítače při přepisování a třídění dat. Stavebně-technické průzkumy patří k těm činnostem, které jsou u každého fit-out projektu nezbytné, ale málokdo je považuje za efektivně zvládnuté. Samotná návštěva objektu přitom zpravidla nebývá hlavním problémem. Časově náročná je až následná fáze, kdy se pořízené fotografie a poznámky třídí, přepisují a dávají do digitální podoby. Právě v tom, jak se se získanými informacemi pracuje a zda vznikají v konzistentní struktuře použitelné i u budoucích projektů, se otevírá prostor pro výraznou úsporu času. Podle zkušeností ze zahraničí dokonce až o 50 %. PlanRadar, přední platforma pro digitální dokumentaci, komunikaci a reporting během výstavby a správy nemovitostí, ukazuje, jak lze sběr podkladů, jejich třídění a následné zpracování sjednotit do jednoho konzistentního procesu a tím celý stavebně-technický průzkum výrazně zjednodušit a zkrátit.
„Průzkum objektu před zahájením úprav interiéru, typicky kanceláří či retailových jednotek, slouží jako podklad pro rozpočet, plánování a další rozhodování. Zároveň funguje jako reference pro investora i nájemce a hraje klíčovou roli při řešení případných sporů. U některých firem stále velká část práce vzniká až zpětně u počítače: u těch pokročilejších sice rovnou na místě s využitím digitální platformy, ale často bez jednotné struktury dokumentace napříč projekty. Každý projekt, každá lokalita nebo tým tak funguje trochu jinak. To komplikuje nejen aktuální práci, ale i možnost využití nashromážděných dat systematicky v budoucnu. Proto je klíčové vytvořit jednotný systém pro sběr a strukturování informací," popisuje Adam Heres Vostarek, regionální manažer PlanRadaru pro Českou republiku.
Kde vzniká největší časová zátěž
Pokud data vznikají bez jednotné struktury a bez přímé vazby na výkresovou dokumentaci, prodlužuje se celý proces a roste riziko nepřehlednosti. U rozsáhlejších zakázek tak není výjimkou, že kompletní zpracování průzkumu zabere i několik pracovních dní. Tento čas přitom není věnován analýze nebo rozhodování, ale čistě administrativnímu zpracování podkladů. Navíc, pokud každý projekt vzniká v jiné struktuře, ztrácí firma možnost efektivně porovnávat data napříč projekty, učit se z minulých zkušeností nebo v budoucnu využít pokročilé nástroje jako umělou inteligenci pro analýzu trendů a predikci problémů.
Strukturovaný sběr dat přímo na místě
Specializované platformy pro realitní profesionály umožňují informace ukládat přímo na místě do jednotného systému s předem definovanou strukturou. Fotografie, textové poznámky i hlasové záznamy se vážou ke konkrétním místům v objektu a k výkresové dokumentaci – a co je zásadní, lze toho dosáhnout stejným způsobem napříč všemi projekty. Tím odpadá nejen potřeba pozdějšího přepisu a třídění, ale především se vytváří konzistentní databáze informací, se kterou lze systematicky pracovat. Rozsah ani úroveň detailu se přitom nemění, mění se způsob strukturování a ukládání dat.
Zkušenost ze zahraničí jako inspirace pro české firmy
Konkrétní dopady digitálního přístupu ke stavebně-technickým průzkumům dokládá příklad renomované britské společnosti Oktra, která se specializuje na design a fit-out projekty. Oktra ročně realizuje přes 100 projektů a u každého z nich musí provést detailní průzkum stavu objektu. Po zavedení PlanRadaru se jim podařilo zkrátit čas potřebný na jeden průzkum z dvou pracovních dnů na jeden den. Klíčem k úspoře bylo, že tým začal sbírat všechna data přímo v aplikaci na místě, místo aby pořizoval papírové poznámky a fotografie zvlášť a následně je přepisoval a kompiloval do reportu. Díky intuitivnímu ovládání platformy začal tým Oktra využívat PlanRadar i pro další procesy nad rámec původního záměru, aniž by potřeboval dodatečné školení.
„Čas je v oblasti fit-outů kritickým faktorem. Firmy jsou neustále pod tlakem termínů a mají omezené personální kapacity. Proto má každé řešení, které dokáže ušetřit čas bez kompromisů na kvalitě, obrovskou hodnotu. Případ společnosti Oktra ukazuje, že úspora jednoho dne na projektu se v jejich ročním měřítku promítne do více než sta pracovních dní ročně: ty lze namísto zdlouhavé administrativě věnovat dalším aktivitám na projektu a zvládnout tak více zakázek," vysvětluje Adam Heres Vostarek.
Konzistentní data jako základ pro budoucnost
U společností, které realizují desítky až stovky fit-outových projektů ročně, se i jednodenní úspora na jednom projektu rychle nasčítá. Tento efekt je patrný zejména u firem s vyšším objemem zakázek, kde se stejný proces opakuje v krátkých časových intervalech. Ušetřené kapacity lze využít jinde – například na řízení projektů, koordinaci profesí nebo průběžnou kontrolu kvality.
„Konzistentní dokumentace ovšem není jen o úspoře času. Je to investice do budoucnosti. Když máte data ze stovek projektů ve stejné struktuře, otevírají se možnosti pro analýzy, predikce problémů nebo využití umělé inteligence pro automatizaci rutinních úkolů. Z pohledu organizace práce má tento posun význam i tam, kde je dlouhodobý tlak na termíny a současně omezené personální kapacity. Namísto rozšiřování týmů nebo zvyšování externí podpory umožňuje systematická práce s podklady lépe využít stávající zdroje," uzavírá Adam Heres Vostarek.
Pro více informací kontaktujte:
Crest Communications, a.s.
Denisa Kolaříková
Account Manager
Gsm: +420 731 613 606
E-mail: [email protected]
www.crestcom.cz
Tereza Vykypěl
Account Executive
Gsm: +420 778 495 239
E-mail: [email protected]
O PlanRadaru
PlanRadar je oceňovaná digitální platforma na bázi SaaS (z anglického “Software as a Service”) pro dokumentaci, komunikaci a reporting během výstavby a správy nemovitostí. Platforma funguje po celém světě, v současnosti na více než 75 trzích. PlanRadar zjednodušuje každodenní procesy a komunikaci v uživatelsky přátelské digitální platformě, která propojuje všechny zúčastněné strany na projektu a poskytuje přístup k relevantním informacím v reálném čase. Zákazníkům umožňuje pracovat efektivněji a dosahovat vyšší kvality i transparentnosti. Platforma je přínosná pro každého člověka zapojeného na projektu, od stavbyvedoucích přes architekty a projektové manažery až po vlastníky. Navíc je vhodná pro společnosti různého typu zaměření i velikosti. V současnosti PlanRadar používá více než 170 000 profesionálů ke sledování, sdílení a řešení problémů, ať už přímo na místě anebo připojením na dálku. Aktuálně je k dispozici ve více než 25 jazycích a lze jej používat na všech zařízeních iOS, Windows a Android. Společnost PlanRadar se sídlem ve Vídni v Rakousku má 13 poboček po celém světě. Více o společnosti se dozvíte na http://www.planradar.com/cz/.