Leto je super. Kým nezistíte, že namiesto balenia plaviek ešte naháňate faktúry, dopĺňate bločky a rozmýšľate, komu ste vlastne mali poslať upomienku. A zrazu je z dovolenky len presun notebooku z kancelárie na lehátko. Peniaze sa dajú zarobiť znova. Stratený čas nie. Preto úspešní podnikatelia pred dovolenkou nepracujú viac, ale múdrejšie. Nastavia si procesy tak, aby firma fungovala aj vtedy, keď si oni konečne vypnú hlavu. Aspoň na chvíľu. Lebo aj to sa ráta.
Pozreli sme sa na 5 vecí, ktoré si úspešní podnikatelia vybavia ešte pred prvou dovolenkou. Nie sú to žiadne motivačné poučky z internetu. Sú to celkom praktické návyky, ktoré šetria čas, nervy a často aj návrat do reality v štýle „čo som to zase nechal tak“.
Úspešný podnikateľ neberie opakujúce sa úlohy ako dôkaz pracovitosti. Berie ich ako kandidáta na automatizáciu. Ak každý mesiac robíte to isté, nie je to rutina, ktorú treba poctivo odtrpieť. Je to proces, ktorý si treba nastaviť raz a potom ho nechať robiť svoju robotu.
Presne sem patria napríklad:
Pointa je jednoduchá:
Ak sa nejaká činnosť opakuje každý mesiac, nemal by ju robiť človek.
Predstavte si živnostníka Petra, ktorý fakturuje trom klientom mesačný paušál: 350 €, 480 € a 620 €. To je spolu 1 450 € mesačne a každý mesiac tie isté faktúry, tie isté údaje, ten istý kolotoč. Ak ich vystavuje ručne a každej venuje len 4 minúty, za rok je to 144 minút. Teda vyše 2 hodiny práce len na niečom, čo sa dalo vyriešiť jedným nastavením. A to ešte nerátame kontrolu úhrad či upomienky pre opozdilcov, ktorí zabudli zaplatiť.
Práve tu vie pomôcť automatizácia v SuperFaktúre. Nie preto, že je to pekná funkcia do katalógu. Ale preto, že vám zoberie z pliec robotu, ktorú naozaj nemusíte robiť ručne. Pozrite sa na to ako vie vyzerať moderné podnikanie.
Nemyslíme tým, že si pred odchodom pretrú monitor a zarovnajú pero s kalkulačkou. Hovoríme o tom, že nenechávajú po sebe administratívny bordel, ktorý ich po návrate prefacká hneď medzi dverami.
Pred dovolenkou majú vybavené:
Nie preto, že sú perfekcionisti. Ale preto, že vedia, ako funguje odložená administratíva: dnes to odsuniete o dva dni, po dovolenke už na vás čaká malý Mount Everest. Tu je veľký pomocník každé riešenie, ktoré zrýchli spracovanie papierov. Napríklad vyťažovanie bločkov, teda automatické prečítanie údajov z dokladu, evidencia nákladov či hromadné operácie nad dokladmi. Zrazu nemusíte večer pred odchodom ručne prepisovať bloček za benzín, obed s klientom a toner do tlačiarne.
Povedzme, že za mesiac nazbierate 18 bločkov. Ak vám ručné spracovanie jedného zaberie 3 minúty, ste na 54 minútach. Ak vám systém väčšinu údajov načíta sám, čas sa môže scvrknúť pokojne na polovicu. A pol hodina navyše pred dovolenkou? To už je skoro jedno celé kúpanie :))
Ak si náklady riešite priebežne, po návrate vás nečaká trestná výprava cez papierové vrecko z auta. A to je veľmi pekný pocit.
To je možno najmenej nápadný, ale veľmi dôležitý zvyk. Mnohí podnikatelia fungujú ako živý operačný systém: vedia, komu treba vystaviť faktúru, kto mešká s úhradou, čo treba poslať účtovníčke a kde je založený ten jeden doklad, čo „určite niekde je“.
Úspešný podnikateľ si veci nenastavuje tak, aby si ich musel pamätať. Nastavuje ich tak, aby ich nemusel držať v hlave vôbec.
To v praxi znamená, že:
Menej premýšľania nad rutinou znamená viac priestoru na dôležité rozhodnutia.
A presne o to ide. Nie o to, že by ste mali pracovať menej zodpovedne. Naopak. Ide o to, aby ste svoju energiu míňali na zákazky, klientov a rozvoj firmy, nie na mentálne lepenie papierikov po mozgu.
Toto je nenápadný žrút času. A pritom sa deje stále.
Najskôr vytvoríte cenovú ponuku. Klient ju schváli. Potom z nej ručne prepíšete údaje do faktúry. A ak treba, ešte aj do dodacieho listu alebo ďalšieho dokladu. Všetko znovu, všetko tie isté údaje, len s rastúcou šancou, že sa niekde pomýlite.
Prečo by ste to robili?
Keď sú doklady prepojené, jeden plynulo nadväzuje na druhý. Vy len pokračujete ďalej, neprepisujete všetko od nuly. Je to rýchlejšie, presnejšie a o dosť menej otravné.
Predstavme si malú s.r.o., ktorá mesačne spraví 12 cenových ponúk. Z nich sa 8 zmení na faktúru a pri 5 treba ešte dodací list. Ak pri každom ručnom prepise strávite 5 minút, je to mesačne 65 minút len na tom, že kopírujete vlastnú robotu. Za rok ste na 13 hodinách. To už nie je detail.
Práve preto sú prepojené doklady taký dobrý pomocník. Je to praktická vec, ktorá znižuje počet klikov aj chýb.
Toto je asi najlepší test toho, ako dobre máte nastavené procesy.
Dovolenka nie je o tom, že podnikateľ zázračne vypne firmu. Skôr o tom, že firma vie pár dní fungovať bez toho, aby ste pri každom cinknutí mobilu riešili, čo sa deje.
Dobre nastavené podnikanie vyzerá aj takto:
Je to taký malý test toho ako dobremáte nastavené procesy. A ten test býva celkom úprimný. Keď bez vás stojí všetko od faktúr po platby, nie je problém v dovolenke. Je problém v tom, že firma je priveľmi naviazaná na jednu hlavu, dva palce a večerné „ešte toto rýchlo dorobím“.
Mimochodom, ak podnikáte ako živnostník a riešite, čo všetko si vlastne môžete dávať do nákladov, mrknite aj na článok o tom, čo znamenajú paušálne výdavky a komu sa oplatia. Aj to je jeden zo spôsobov, ako si zjednodušiť život.
To je celé tajomstvo. Nie je za tým žiadny magický mindset, ranné afirmácie o piatej ani zápisník z pravej kože za 49 eur :)) Úspešní podnikatelia si skrátka strážia čas a nevenujú ho úlohám, ktoré môže spraviť systém za nich.
Automatizujú rutinu. Upratujú administratívu priebežne. Nespoliehajú sa len na vlastnú hlavu. Neprepisujú tie isté údaje dookola. A keď si konečne doprajú voľno, ich firma nemusí ísť na dovolenku s nimi.
A to je celkom fajn cieľ na toto leto.
Ak chcete mať menej ručnej roboty a viac pokoja pred odchodom na dovolenku, pozrite sa, ako vám s tým vie pomôcť SuperFaktúra. Veľa vecí sa dá nastaviť raz a potom si už iba užívate aké je to fakturovať s radosťou :))
https://www.superfaktura.sk/blog/5-veci-ktore-robia-uspesni-podnikatelia-pred-dovolenkou