Inventura a účetní závěrka roku. Co si v e-shopu pohlídat?

Pro e-shopy je v tomto období velmi důležité soustředit pozornost na sklad a s ním spojenou inventuru zásob. „Doporučila bych ale komunikovat s účetní kanceláří průběžně během roku, ať se pak práce pro obě strany nekumuluje v období daňových termínů. Komunikace je klíč všech vztahů, tedy i těchto obchodních. Účetní navíc spolehlivě sdělí, jaké podklady potřebuje dodat a v jakém termínu,” radí účetní Ivy Weissová.

Jak udělat inventuru

Inventura musí být ze zákona o účetnictví provedena minimálně jednou za rok. Slouží nejen ke zjišťování skutečného stavu majetku a závazků k určitému dni, ale také její pomocí zkontrolujete množství vašich produktů a pohlídáte si, aby zákazník nenakoupil zboží, které už nemáte na skladě.

Inventury z hlediska účetnictví dělíme na dokladové a fyzické. „Mnoho e-shopů na Shoptetu používá skladové doplňky nebo mají skladovou evidenci řešenou přes interní účetní program (např. přes Pohodu). Ze své praxe doporučuji minimálně jednou ročně provést fyzickou inventuru svých zásob a není lepší načasování než k 31. 12.,” doporučuje účetní Ivy Weissová z Akontisto.

„Během fyzické inventury dojde k porovnání se stavem ve skladovém hospodářství a může být zjištěna shoda, přebytek nebo manko. Shoda je výhra a tím práce s inventurou končí, výsledek se posílá i účetní kanceláři e-shopu. Pokud zjistíte přebytek, je třeba provést kontrolu skladové evidence, systém se může mýlit. To stejné může být důvodem i manka, ale pokud ve skladu e-shopu pracují zaměstnanci, je třeba zvažovat i přeúčtování manka na odpovědnou osobu,” doplňuje účetní.

Jako nástroj na tvorbu a archivaci inventur lze u Shoptetu využívat Skladové hospodářství, který mimo jiné slouží k hlídání zásob vašich produktů.

Inventuru naleznete v administraci e-shopu, v sekci Produkty -> Sklad, kde má své samostatné tlačítko. Díky volitelnému soupisu, pozici produktu ve skladu a podpoře čtečky čárových kódů ji navíc stihnete připravit opravdu rychle. Více informací o práci s inventurou naleznete v nápovědě.

Nezapomeňte na skladové nároky

Skladové nároky umožňují evidenci, kolik kusů zboží se nachází v rozpracovaných objednávkách, které ještě neopustily sklad. Při provádění inventury nebudete muset hlídat, jaké položky na skladě jsou volné a jaké jsou nárokované objednávkami. Inventura provede všechny výpočty za vás. Zobrazí vám produkty v počtu, v kterém by se měly fyzicky nacházet na vašem skladě. A očekává od vás, že zadáte počet kusů, který na skladě vidíte. Inventura už pak sama přepočítá, kolik kusů je už nárokováno v objednávkách, a podle toho upraví stav skladu.

Podívejte se na další informace k aktivaci skladových nároků.

Účetní jsme se také zeptali, jak si e-shopy mohou práci dále usnadnit? “Jsem nadšenec do všemožné digitalizace. Pokud chce mít majitel e-shopu přehled nad „work flow“, doporučuji online systémy typu českého Freelo nebo americké Asany. Od té doby, co je používáme s klienty, tak se naše komunikace stala efektivnější. A e-shopům s větším množstvím položek doporučuji zainvestovat do Skladového hospodářství, které je možné napojit na čtečky EAN kódů a tento systém zvládá vést i výkazy pro EKO-KOM. Ušetří Vám to čas i peníze,” říká Ivy Weissová.

Pokud jste během vánoční špičky nestíhali, může být jedním z důvodů to, že nevyužíváte čtečku čárových kódů. Ta vám pomůže nejen při naskladnění produktů, ale také například při kompletaci objednávky, která zajistí to, že v každé zásilce bude přesně to, co si zákazník objednal. Díky generování čárových kódů na doklady vám také pomůže také správě objednávek, reklamací a celkové práci s doklady.

Dalším zajímavým tipem je automatizace e-mailů a párování plateb. Díky snadnému nastavení se vám budou doklady generovat zcela automaticky a objednávka se po přijetí platby sama přepne do předem zvoleného stavu.

Z otázek e-shopařů k inventuře:

Je nutné dělat a uchovávat inventuru?

Otázku inventarizace řeší Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, část pátá. Ano, inventuru je nutné provádět, potvrzuje stav skladu k danému datu. Záznam o inventuře je třeba archivovat po dobu 5 let.

Jak se účetně řeší odpisy, když mi něco v inventuře chybí? Řeším to jen v případě účetnictví, nebo i když vedu jen daňovou evidenci, nebo výdaje vykazuji paušálem?

I přes to, že fyzická osoba se ve finále rozhodne pro využití výdajového paušálu v daňovém přiznání, vede daňovou evidenci nebo účetnictví. Výdajový paušál je jen možnost daňové optimalizace, ale je třeba i tak evidovat pohyby v účetnictví ať formou daňové evidence či účetnictví. Právě v nich se promítnou i dopady manka či přebytku.

Na co nezapomenout se začátkem roku

Nový rok je za dveřmi, co by vám tedy nemělo uniknout?

Číselná řada dokladů

Víte o tom, že s příchodem nového roku nemusíte předponu manuálně upravovat? Stačí si jen nastavit (Nastavení > Objednávky > Doklady) předponu číselné řady dokladů pomocí značek, které automaticky propisují aktuální rok, měsíc či den.

Například %YY%%MM%%DD% nastaví pro datum 26. 12. 2024 předponu 241226.

Dostupné značky:

• %YYYY% – aktuální rok (např. 2024)
• %YY% – aktuální rok ve zkráceném formátu (např. 24)
• %MM% – aktuální měsíc (např. 12)
• %DD% – aktuální den (např. 26)

Další informace najdete v naší nápovědě.

'; } } if (notices !== '') { noticeHolder = document.createElement('div'); noticeHolder.setAttribute("id", "shp_footer-notice"); noticeHolder.innerHTML = notices; document.body.appendChild(noticeHolder); setTimeout(function() { fadeOutAndRemove("shp_footer-notice"); }, 3000); removeRequests(requestTypes); } function decodeUrlParameter(str) { return decodeURIComponent((str+'').replace(/\+/g, '%20')); } function escapeHTML(html) { return document.createElement('div').appendChild(document.createTextNode(html)).parentNode.innerHTML; } function getRequests() { var s1 = location.search.substring(1, location.search.length).split('&'), r = {}, s2, i; for (i = 0; i < s1.length; i += 1) { s2 = s1[i].split('='); try { r[decodeURIComponent(s2[0]).toLowerCase()] = decodeUrlParameter(s2[1]); } catch(e) { console.error(e); } } return r; } function removeRequests(requestTypes) { var s1 = location.search.substring(1, location.search.length).split('&'), r = {}, s2, i, pre; for (i = 0; i < s1.length; i += 1) { if(i > 0) { pre = '&'; } else { pre = ''; } s2 = s1[i].split('='); r[s2[0]] = pre + s1[i]; } var locationSearchString = location.search; for (i = 0; i < requestTypes.length; i++) { locationSearchString = locationSearchString.replace(r[requestTypes[i]], ""); } if (locationSearchString == '?') { locationSearchString = ''; } var baseUrl = [location.protocol, '//', location.host, location.pathname].join(''); window.history.replaceState({}, "", baseUrl + locationSearchString); } /* !DISPLAY NOTICE MESSAGE IF ANY */ function fadeOutAndRemove(elementID) { var fadeTarget = document.getElementById(elementID); var fadeEffect = setInterval(function () { if (!fadeTarget.style.opacity) { fadeTarget.style.opacity = 1; } if (fadeTarget.style.opacity < 0.1) { clearInterval(fadeEffect); } else { fadeTarget.style.opacity -= 0.1; } }, 100); setTimeout(function() { var deleteTarget = document.getElementById(elementID); deleteTarget.parentNode.removeChild(deleteTarget); }, 2000); } function setGoogleAnalyticsClientId(input) { if (window.location.hostname.indexOf('shoptet.') === -1 || typeof ga !== 'function' || !input ) { return; } ga.getAll().forEach(function(tracker) { var clientId = tracker.get('clientId'); if (clientId) { input.value = clientId; } }); } })();